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  • 如何做好一场部门内部分享?


    编辑导读:无论哪个行业的公司,都有内部分享机制。在互联网行业,针对业务知识传播、专业方法论沉淀、实践踩坑案例等,都需要通过某种分享方式积累,目的是让内部成员更快速的成长,同时完善部门知识体系。本文以“设计部门分享机制变革”举例,阐述内部分享方式的调整思路和做法,供大家一同参考学习。

    一、传统的内部分享是怎样的?

    我们先来还原一个工作场景:

    公司某个部门团队齐聚会议室,参与同事的分享讨论会。按照常规操作,分享人照着准备的材料一气呵成陈述完毕,然后询问大家针对分享的内容有没有啥想法?大家互相对视之后缄默不语。好,本次分享会到此结束……

    会后询问参与分享会的同事:“你认为平时的内部分享内容怎么样?自己有收获吗?”。

    • A同学:分享的内容不怎么感兴趣,感觉像是刷了一个新闻,简单了解了这个“知识点”。
    • B同学:分享的主题倒是挺不错的,就是时间太短,内容比较浅有种意犹未尽的感觉。
    • C同学:分享内容干货少,对自己的工作或生活没有实际的启发或帮助。
    • D同学:内部分享是轮流执行的,每次分享材料的准备对自己来说是一种煎熬,很多时候不知道要分享什么……

    根据以上小伙伴的描述,我们可以总结出传统分享会的常规流程:

    • 通常由一个人准备材料和阐述。
    • 自由选择分享的主题,不限定具体方向。
    • 由于分享时间有所限制,分享的内容比较少,并且输出的观点容易“重结果轻过程”。
    • 每个人对于通过分享会是否有所收获的理解存在差异,很难做到让绝大部分参与人满意。

    二、传统分享机制存在的问题

    从上面分享会的流程中暴露出以下问题:

    • 团队成员是否对分享的目的和定位,有明确一致的看法?
    • 如果不圈定分享主题的具体范围,太多的选择意味着很难选择。
    • 众人拾柴火焰高,几个人做前期准备总好于一个人,并且能促进成员协作。
    • 不能让“课题材料准备时间和分享时间”成为影响产出质量的因素。
    • 如何最大可能保证每位成员积极参与、并且从中受益匪浅?

    三、分享的目的是什么?

    其实目的很简单,无非就是两个:

    1. 内部分享是促进团队成员沟通交流的一种方式。
    2. 通过分享,参与人能够有收获。

    任何时候都需要围绕目的和定位展开,不能让内部分享流于形式,若听完没有多大的收获,再或者这种收获不能得到实际应用,等同于整个过程都是在浪费大家时间!

    四、如何改变?

    “存在的问题和做这件事的初心”是我们找到的“病因”,接下来需要解决的是围绕病因“对症下药”。

    下面以近期部门对分享机制所做的调整举例,从以下几个方面着手思考:

    1. 明确分享目的,达成一致意见

    有的同事希望分享内容有助于日常工作项目;有的同事认为不一定要那么“功利”,只要是正向有趣的东西都可以分享,比如聊社会学人文学、近期火热的节目等。有不同的想法很正常,这时候需要部门管理者确定内部分享的主旨。

    前段时间部门意识到之前分享会存在上面提到的问题,专门组织了成员讨论,最终敲定了一个方案:将分享拆分为两种类型:

    • 一种是紧密结合工作项目和专业能力提升的研究型课题分享。
    • 另一种是不限定范围,任何美的、有趣好玩的、突发灵感的轻松型话题分享。

    研究型课题需要投入相对较大的精力去准备,确定为部门分享的主线。而轻松型话题分享不做任何具体要求,属于次要辅助地位。

    2. 圈定分享内容范围,激活成员想法

    互联网产品设计领域经常提到一句话“不要给用户过多的选择,因为会增加用户的理解成本拉长决策时间,甚至有可能增加出错概率”。所以这里需要把握一个“度”,既要框定分享的主体方向和大概范围,又要让团队成员基于这个范围能够灵活的确定分享主题和内容

    针对这个问题,部门提出了两种解决方案:

    • 由部门根据成员需要提升的专业能力、近期项目中暴露出的问题、以及未来规划的项目,提出固定的分享课题。目的也很明确:通过深度融入具体业务,解决问题的同时提升专业能力。
    • 部门成员根据自己实际参与项目过程中遇到的问题或想法,主动提出想要学习和了解的课题,纳入到“分享储备库”中,确保课题分享不间断。

    3. 单兵作战改为多人协作

    课题既然结合了业务,不同成员参与的项目不同、思考维度也不同,由多人共同完成一个课题研究与分享,便于多维度更加全面的内容呈现。

    所以我们部门决定采用小组机制,一个小组至少由两个人组成,内部协商分工。这样的做法既有利于完善分享的课题,也为成员之间沟通协作提供了磨合机会。

    4. 分享前期准备和分享时间,依据分享主题灵活调整

    传统的分享往往以单周或者双周为间隔,交替轮流分享,但实际工作中大概率会比较忙碌,导致没有足够的时间准备分享材料,但是到了时间节点又必须有产出,当然直接会影响分享质量。

    将“对时间的把控权”下放到具体的小组,这样做解决了因为时间紧张而影响到内容质量的问题。调整为根据选定课题的难易程度,以及课题小组成员分工情况,分阶段输出。

    5. 成员自主选择感兴趣的分享课题,确保有所收获

    每位同事至少选择一个自己作为小组成员参与的“感兴趣的课题”,其他小组的课题依据自身的时间安排,自愿决定是否参加。这样确保了小组的每位成员都能够认真积极的准备课题,并且多个课题可以同步推进。

    其实想要有收获特别简单,满足两个条件即可:感兴趣、投入时间思考。以上提到的每一点改变都是围绕这两个条件展开的。

    总结

    日常工作中不同部门有各种不同的分享会,针对内部定期的部门成员分享:总结目前分享机制存在的问题、剖析出分享的初衷和目的、结合实际业务发展情况,做出相应的改变。

    以上案例的做法供大家参考,并且需要牢记“依据你所在的工作环境和机制,因地制宜的提出最小成本的可落地方案”。希望对你有所帮助。

    #专栏作家#

    Viksea,微信公众号:Viksea的设计思考(ID:viksea-ux),人人都是产品经理专栏作家。关注电商领域产品业务和用户体验,擅长逻辑分析。

    本文原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

    题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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