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  • 如何改变团队协作混乱的现象?


    在很多小公司或者传统企业中,业务和产研团队协作混乱,导致效率低下,想改变却无从下手。

    本文内容主要是结合本人实操经验谈及团队协作问题,目标是希望可以提供一个改造目前团队协作流程的可执行方案,将会从 [ 是什么 ] → [ 为什么 ] → [ 怎么做 ] → [ 所需资源帮助 ] 等4个维度去叙述。

    由于本文讲述的是团队协作流程,所以涉及到一些产品阶段的工作方法将不会展开描述,只会粗略带过。

    一、概念介绍

    本章节主要对产研流程及推动流程的理由作介绍。如有不合理的地方,还请指正讨论。

    需求协作流程介绍

    本部分主要阐述一个很典型的协作流程,如果清楚这部分内容,可以略过。​

    一般的需求协作流程,简单来说其实就是:

    业务/产品/研发提交各种需求给产品团队 → 产品团队收集各方需求 → 产品团队评估需求合理性并排优先级 → 产品团队制作需求方案并与各方达成一致 → 需求流入设计研发,产品团队及时跟进进度 → 需求流入测试 → 产品团队验收,并安排业务方验收 → 产品上线,产品团队及运营收集反馈 → 开始新一轮迭代。

    为什么需要定下规范的团队协作流程

    本部分主要从公司、团队、个人角度阐述为什么需要规范团队协作流程,有什么好处。

    商业组织都是追求效率最大化的,如果可以定下一个规范的流程,将大大提高效率,提高ROI(投入产出比)。下面将从三个角度阐述为什么要定下规范可遵守的流程:

    1. 从公司角度:可以提高资源利用率,提高效率。试想一下,如果我们没有定下人人遵守的协作流程,需求都是随意口头沟通,随意修改,那么需求如何追踪,这个需求要排在什么时候开发,是人人都可以以自己利益为先去要求研发对他倾斜资源吗?功能一个插一个,何时能有阶段性成果?种种的问题,将导致开发工作大大加重,且无效开发越发增多。浪费人力、时间成本,且无法看到阶段性成果。
    2. 从团队角度:将提高团队工作积极性,且不让团队陷入混乱。协作不仅包括开发流程,也包括阶段性冲刺目标。如果团队每个阶段的冲刺目标是什么,将带着目标冲刺,态度会更积极,且不会将时间投入优先级不高的需求中。而且需求规范管理,也将使研发避免陷入一个怎么做都做不完的怪圈。
    3. 从个人角度:可以更好规划个人时间,提高工作幸福感。提前预估工作量,可以更好切割工作时间,提高产出效率。也避免个人陷入需求改来改去的假忙碌的状态。

    二、规范流程措施

    主要从几个维度阐述如何搭建规范的产研团队协作流程。涉及具体执行方案。

    阶段性目标及版本规划

    详细描述

    团队有阶段性目标,每个季度有工作重点(时间可根据具体情况而定,双月/季度/半年等):

    (1)每个阶段,从最上面定下阶段性目标,往下各个部门团队拆解,根据大目标制定各个部门目标,再拆分到部门内每个人本阶段目标。在对应阶段,团队成员可以对着目标冲刺,工作会更有重点。

    (2)每个阶段初,对上阶段目标进行总结及复盘,然后开始新一轮的冲刺。(一般会在阶段末尾,团队成员会进行阶段性总结,先进行自我复盘)

    常规迭代按版本开发,每个版本大概2周~1个月时间:

    每个版本都会有一个已经经过评审的需求 list,在规定时间内,研发团队就往版本需求冲刺。冲刺阶段,需求一般不会进行大修改,如果需要大改动,或者根据市场需要临时增加,增本版本开发时间要不延长,要不 cut 需求。

    措施收益

    • 团队可以专注阶段性目标冲刺,不会浪费时间处理低优先级需求
    • 围绕目标工作,可以提升团队成员工作使命感,提升自驱力
    • 按版本快速迭代开发,可以在较短时间内,将mvp(minimum viable product,最简可行产品)投入市场,验证产品是否达到PMF(product market fit)状态,及时根据市反馈调整产品

    需求从开始到上线规范流程

    详细描述

    所有的需求,都需要上协作软件:

    (1)业务、产品团队、研发关于产品的需求,都要先跟产品沟通后,再自行写上协作软件,并指派给对应的产品同事。

    (2)当业务需要研发、设计、产品团队协作的文档需求、数据需求,都需要将需求写在协作软件上,指派给对应的产品同事。

    (3)跨业务部门协作资源请求,跨业务部门同事需先发邮件给业务/项目负责人,由业务/项目负责人或由业务/项目负责人安排产品同事去协调资源,并将需求写上协作软件。

    所有的需求,先汇到产品这边,再统一安排协调资源。

    协作具体流程图(点击放大)

    如何改变团队协作混乱的现象?

    措施收益

    • 可以及时跟进需求进度,不跟丢
    • 信息对齐,知道团队成员手头上有什么工作,更容易安排工作
    • 便于安排需求优先级,不轻易打断研发手头上工作
    • 将需求汇到产品团队处,便于产品团队更深入挖掘需求,而不是使解决表层问题

    制定进度措施

    详细描述

    每个需求颗粒度要拆分够细,最好一个user story 可以说清楚。

    写需求时,需要将大需求尽量拆分,将每个拆分后的需求指派到对应的研发及设计同事上。

    每天/隔天需要组织一个10分钟左右的晨会

    (1)在白板上,会分阶段将目前冲刺阶段的需求列出,在晨会上,对应功能负责人会向大家汇报开发进度或者遇到的困难

    (2)当遇到困难,有延期风险时,产品团队和研发负责人及对应同事在晨会后会商量,是否延期、更改需求或者安排更多人手

    措施收益

    • 需求颗粒度较细时,便于估算开发时间,减少延误风险。
    • 站会方便了解团队进度,及时解决问题

    三、所需资源支持

    推动团队流程建设需要从上而下,所以我们需要向上索取资源。本章主要阐述所需资源支持。

    向领导申请从上而下的推动支持

    团队的协作流程是从上而下推动的,单靠一个部门或者一个人是无法让大家去改变固有模式的。

    要做到建立规范的团队协作流程,需要有人牵头,且各部门配合。

    在制定阶段性目标及跨业务部协作方面,需要我们先准备一个方案,去争取上层领导的行动及支持。

    在业务部内的团队协作,需要我们向上争取领导承诺,推动各部门负责人的配合。

    协作的工具

    正如措施讲到,规范协作流程,很大程度上需要需求可跟踪,团队成员可以看到进度。所以,如果公司目前没有使用协作软件的习惯,需要我们去推动团队使用协作软件。市面上已经有十分成熟的团队协作软件了,这里就不多说了。

    总结

    推动团队协作流程规范,需要从上而下支持。另外,每个团队情况可能有所不同,本文只说出一般通用情况,具体需要针对每个公司的情况有所调整。本文如有不合理的地方,还请指正讨论。

     

    本文由 @摇滚比卡丘 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

    题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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