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  • 产品迭代过程中,如何有效利用项目管理工具提高工作效率?


    一款好的项目管理工具,是产品研发进度把控、团队协作的贤内助。用好了,将达到事半功倍的效果;用不好,不但无法提高效率、带来帮助,反而成为工作中的负担。当我们使用项目管理工具时,应该注意的点有哪些?文章为你解读。

    1.找到合适的工具

    项目管理的作用对象是团队,因此,好的项目管理工具应该达到团队成员人人受益、提高每个成员工作效率的效果:

    • 对领导,可掌控项目的整体情况:可查看汇总信息,包括但不限于项目进度汇总;每个成员的任务情况、项目任务清单汇总;项目迭代路线(版本路线);项目文档备案汇总等。
    • 对员工,可掌控自己的具体工作:可查看自己的工作清单;可直观地查看自己当前的任务量;可将任务流转到下一位负责人。
    • 对团队,可掌控项目的迭代进度:可查看项目的迭代进度;遇到问题时,可通过追溯发现根源;可查看任务的流转情况、项目文档的历史版本、项目的迭代情况等。

    2.清晰的任务流转流程

    清晰的任务管理流程帮助团队成员掌握自己工作的步伐,保证大家理解一致。也确保 迭代过程的监控和后期的追溯。

    不同的任务类型,流转的流程不尽相同:

    产品迭代过程中,如何有效利用项目管理工具提高工作效率?

    以开发任务为例,经历的流程路径详解如下:

    产品迭代过程中,如何有效利用项目管理工具提高工作效率?

    有了标准的任务新建、流转流程,项目工作被分解为具体的任务,且指向到特定的人。每个人完成手上的任务后,很明确地指派给下一位负责人,提高大家对自己工作的管控力。也确保了每个任务有始有终,有清晰的轨迹,方便了项目的整体监管。

    3.粗细适宜的任务粒度

    开发、测试、运维、文档、设计5类型任务几乎涵盖了一个项目中所有的细节工作,此时,很容易出现因任务粒度过细导致的庞大任务量。当每个人手上的任务量达到一定的临界值时,不仅无法帮助大家管控工作,反而因信息过载造成极大的困扰,人们不得不花费大量的时间精力查看处理这些任务,而无法将注意力集中在完成任务本身上。

    因此,粗细适宜的粒度是建任务的关键。一般应遵循的规则如下:

    • 以一次迭代为单位新建开发任务:在任务的描述中叙述此次迭代的story point;以附件的形式补充PRD等需求文件

    产品迭代过程中,如何有效利用项目管理工具提高工作效率?

    • 一个迭代任务下有若干个子开发任务、运维任务:新建的迭代任务,以功能为单位被拆解成多个开发子任务,方便分配给具体的研发人员;针对某此迭代的运维任务挂在对应的迭代任务下:

    产品迭代过程中,如何有效利用项目管理工具提高工作效率?

    • 某个功能的bug挂在对应的开发任务下:测试bug作为开发任务的子任务,方便看到某个人负责的某个功能出bug的情况,也方便迅速定位bug集中的功能所在:

    产品迭代过程中,如何有效利用项目管理工具提高工作效率?

    • 以类型为单位新建测试bug:若每个小问题被简称一个测试bug,则会出现bug泛滥成灾的场面,为此,应将bug按类型归类,同一类的提一个汇总bug即可。如文字错误类、样式不符类。

    4.定期的项目例会评审

    明晰的规则不能成为空头条例,重在执行过程中的坚守。因每个人工作的习惯根深蒂固,常常忘记按照规则实施,为此,定期(一般两周一次)召开项目例会,在例会上对着任务单进行评审显得非常必要。例会的主要议程有:

    • 项目进度情况评审:对照当前版本的进度计划表,评审每项任务完成的情况。这个过程很容易发现项目进度存在的风险,有利于提前采取措施预防风险。
    • 团队每个成员的任务清单评审:通过评审每个人手上的任务清单,可以发现工作分配是否均衡;其次在评审的过程中,找出没有按规则新建和流转的冗余任务单子,并进行合并、关闭等处理。通过清理冗余的任务,防止因工具而影响团队效率。通过会上讨论的方式,对大家遵守规则做到了很好的提醒(应注意,评审时发现不符合规则,应只需指出哪里不符合并改正,而不是怪罪于当事人)。

    5.随时监控任务清单

    项目管理者应随时关注工具的使用情况,发现问题及时指出。主要应关注的点或许有:

    • 一周内没有更新的任务:一个任务若一周内都没有更新,有两种情况:当事人忘记处理;任务粒度太大。此时应及时提出,查找问题所在并解决,防止某个问题被遗漏出来,或工作分配不合理。
    • 测试bug清单数量:项目管理工具中,占比最大的任务单当属测试bug。为防止任务粒度太细给大家造成困扰,应及时关注测试bug清单,及时合并极细小的bug。

    短期的实时监控和项目例会结合,有效地掌控项目状态的同时,促使团队更好地使用工具。

    诚然,市面上有花样繁多的项目管理工具可供选择,每个工具各有其优势。不论使用何种工具,合理地使用,并使其提高团队的工作效率,是第一要义,而不应为了使用工具而使用工具,反而使其成为团队工作的负担。

     

    本文由 @小麻雀 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

    题图来自PEXELS,基于CC0协议

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